Word：如何不顯示/不列印追蹤修訂、註解、設定格式的內容

『Microsoft Word』大概是最多人使用的文書工具，而其中『追蹤修訂』及『註解』也大概是大家最常用的功能之二。

這記錄分享我透過調整『校閱』選單下的項目，把文件的追蹤修訂、格式或註解做適時的隱藏，可讓螢幕顯示或列印更清爽點避免眼花撩亂。

提供參考…

目錄快亦通：

• 文件『校閱』（顯示/列印）的預設方式
• 快速生成乾淨文件：
• 將文件『校閱』方式改成『無標記』
• 接受所有變更、刪除註解
• 調整『顯示標記』的內容：
• 只顯示追蹤修訂，不顯示註解、格式
• 不顯示某『特定人員』的追蹤修訂或註解
• 不對文件做變動，只列印時乾淨文件閱讀

文件『校閱』的預設方式

『Microsoft Word』的『校閱』選單下對文件標記顯示或列印的預設值是『所有標記』：

所以，若有一份Word文件你使用了『追蹤修訂』及『註解』之後，預設的狀況是把追蹤修訂、註解、格式調整...的內容顯示或列印：

⏩螢幕會這樣顯示：

⏩然後，列印出來的結果會是這樣，會把那些修訂紀錄和註解都印出來，以致於字小到可能要拿放大鏡來看：

快速生成乾淨文件

將文件『校閱』方式改成『無標記』

如下，若將「所有標記」改為「無標記」，這樣，文件就會變得乾淨清爽。

螢幕顯示以及列印結果會變成這樣，乾淨利落。

接受所有變更、刪除註解

另外，還可運用以下兩個步驟，不顯示/不列印『追蹤修訂』、『格式調整』、『註解』

⏩步驟一、『接受所有變更』：

依序點選：

①『校閱』

②『接受』

③『接受所有變更』

⏩這樣『追蹤修訂』、『格式調整』就不顯示/不列印了，

⏩步驟二、刪除『註解』

依序點選：

①『校閱』

②『註解』

③『註解文件中的所有註解』

⏩這樣，『註解』就不顯示/不列印

調整『顯示標記』的內容

只顯示追蹤修訂，不顯示註解、格式

但有時，你可能只想不顯示或不列印『註解』、『設定格式』，但想要顯示『插入或刪除』。

這時，你可以透過調整『校閱』選單下『顯示標記』的內容：

取消勾選『註解』、『設定格式』，這樣『註解』、『設定格式』就不會出現被顯示或列印。

⏩螢幕顯示以及列印結果會變成這樣：

不顯示某『特定人員』的追蹤修訂或註解

⏩如果你想先忽略某『特定人員』的追蹤修訂，你可以取消勾選某『特定人員』的追蹤修訂或註解。

依序點選：

①『校閱』

②『顯示標記』

③『特定人員』

④ 取消勾選某『特定人員』

⏩取消勾選某『特定人員』後，螢幕顯示以及列印結果會變成這樣：

不對文件做變動，只列印時乾淨文件閱讀

⏩若不想對文件做變動，只是想要列印時有一個乾淨的文件方便閱讀。可以在列印時，依序點選：

① 設定項下的下拉選單

②找到並取消『列印標記』

⏩這樣就可以列印出乾淨的文件方便閱讀，沒有對文件做變動。

💬心得：

• 若能熟練上列方法的運用，可以讓你的工作或作業更佳的順遂。

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