批次自動更新或修改多份Microsoft Word文件的內容，只需運用『選擇性貼上』(Paste Special)

Microsoft Word有一個被遺忘已久的小技巧（至少是被我遺忘了 👲），用戶只要事先輕鬆設定一下，日後就可以將相同的內容自動更新或修改到其他多個Word文件中。

更清楚的說就是，你有許多份Word文件，但有一部分內容都是一樣，如果，這些內容要有更動就得每份手動修改，可能就要改到天昏地暗、 天荒地老、海枯石爛。

但我們用這個小技巧， 事先輕鬆設定，日後，就可以一次搞定，不用每份Word文件都去修改。

（例如我在下圖右邊的Word檔內新增了紅框內的資料，左邊的Word檔也會自動新增。）

這是不是很棒呢？

如果，你有『批次更新或修改Word文件』的需求，可以試著考慮相同內容，用這樣的方式建立，日後修改，就方便了。

以下，我就以『經濟部商業司』的資料為例：

一、建立原文件檔案，複製要自動更新或修改的文字：

⏩首先，新開一個Microsoft Word檔（下稱『原文件』），然後輸入要貼到其他Word文件中應用的文字。

⏩然後，將這段文字反白，按右鍵點選『複製』（或按Ctrl + C）

二、開啟『參照文件』，『選擇性貼上(Paste Special)』要自動更新或修改的文字：

⏩接著，開啟你要參照的文件（下稱『參照文件』），在『參照文件』的：

①『常用』頁籤中

② 點選『貼上』下拉選項

③ 點選『選擇性貼上(Paste Special)』

⏩於『選擇性貼上(Paste Special)』彈出的視窗中，選擇：

①『貼上連結』

②『格式化文字（RTF）』

③『確定』



⏩這時，『原文件』複製的文字，就會以『連結』的方式被貼在『參照文件』上。

三、實際應用：於『原文件』新增文字內容，會自動更新或修改到『參照文件』：

⏩日後，如果我們要新增電話號碼，只要打開『原文件』，在原文件資料下新增以下『諮詢專線』。

⏩對應的『參照文件』於開啟後，會自動彈出下列頁面讓你確認，點選『是』：

⏩『參照文件』也就會跟著『自動』更新或修改，是不是很COOL。

💬心得： 

• 如果你有一些文件使用的是同一個內容資料且常會更新，我建議可以使用這個方法設定。
• 特別是重要報告，可以自動更新，真的可以剩下不少時間。
• 不知道Google 文件是否有這個功能，還蠻期待的 。

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